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后勤集团文秘档案管理办法
2011-06-21 09:09  后勤集团

第一章 集团文件立卷与归档办法
第一条 文件的归档范围
l.上级机关来文及报告、申请的批复;
2.集团发出的报告、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结和各类计划统计,季度、年度报表等;
3.院职代会、工会会员代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
4.有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果;
5.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及集团会上汇报发言材料等;
6.上级机关领导来检查视察工作的报告、指示记录,以及向上级进行汇报的提纲和材料;
7.反映本集团经营活动、先进人物事迹及领导工作等的音像制品;
8.集团日志和大事记;
9.集团向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
第二条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间,分类进行整理归档。
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全,保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度5 月份以前整理完。6 月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
第三条 文件的销毁
1.对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
2.经审核同意销毁的文件,应派专车分别秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂并监视销毁。

第二章 集团档案管理办法

第一条 依据《 中华人民共和国档案法》 ,结合单位实际情况,特制订本办法。
第二条 单位档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即单位文书档案由办公室集中统一管理,档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管理,以便于及时利用,维护档案的完整与安全。单位各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料应及时归档。
第三条 单位办公室设立穿门的档案工作接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查,负责管理单位的文书、科技(部分)档案,其任务是:
1.搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案;
2.积极开展档案的提供利用工作;
3.进行档案鉴定;
4.进行档案统计;
5.保管部分科技档案;
6.认真学习((中华人民共和国档案法》 有关规定和档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
第四条 归档
归档的文书包括:
1.单位与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等;
2 .单位会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构涧整、任免、奖惩以及全单位的规章制度);
3.单位制订的汁划、统计、预决算、工作总结;
4.单位主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要;
5.国际交流和合资企业来往文件、协议• 报告和会谈纪要等文件材料;
6.单位各部门的发文:
7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料;
8.外单位直接发送给单位各部门的抄送信件。
第五条 归档要求
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。
3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(10年)、短期(10年以下)三种。
4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表、
5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。
第六条 档案借阅
1.借阅档案要履行借阅手续。凋阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过办公室宅任批准。
2.借阅时间,一般档案最长不超过10 天,密级档案最长不超过一周。
3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印档案。
4.借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需经办公室主任批准。

第三章 集团档案管理制度

第一条 管理部门
1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,文书管理部门以影本归档。
2.各分单位档案分类目录及编号原则,由各单位经理室或事业部经理室统一制定,总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。
第二条 文件点收
文件结案移送归档时,根据如下原则点收:
1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归
2.文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认;
3.文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门科室;
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门;
5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。
第三条 文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则;
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装汀则对准左上角、理齐钉牢;
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
第四条 档案分类
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时,须在第三级之后增设第四级“细类”:如案件不多,即可使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3.同一“小类”(或细类)的案件以装订于一个档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档类装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
4.每一档夹封面内首页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
5.档号的表示方式如下:
A1A2一B1B2C1C2D1一一E1E2
其中AlA2为经办部门代号,Bl B2为大类号,C1C2 为小类号。Dl 为档案卷次,E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号
1 .档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
2 .各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。
3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅:
4.档案分类各级编号内应预留若千空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
5 .档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆;
第六条 档案编号
1.新档案,应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次,目次顺序,以此来编列档号。
2.档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列,
3.档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。
4 .档号应自左而右编列,右方装订的档案,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第七条 档案整理
1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸’壮明目次号码,以便翻阅。
2 .档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1、永久保存:
( l )单位章程;
( 2 )股东名册;
( 3 )组织规程及办事细则;
( 4 )董事会及股东会纪录;
( 5 )财务报表;
( 6 )政府机关核准文件;
( 7 )不动产所有权及其他债权凭证;
( 8 )工程设计图;
( 9 )其他经核定须永久保存的文书。
2、10 年保存:
( l )预算、决算书类;
( 2 )会计凭证;
( 3 )事业计划资料;
( 4 )其他经核定须保存10 年的文书。
3、5 年保存:
( l )期满或解除之合约;
( 2 )其他经核定保存5 年的文书。
4、1 年保存:结案后无长期保存必要者。
5、各种规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期予以保存。
第九条 档卷清理
1.档案管理人员应随时擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年更换,依规定清理一次,已到保存期限者,给予销毁。销毁前应造册呈校长核准,并于目表附注栏内注明销毁日期。
2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。
第+条 调卷程序
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后向管档人员调阅。
2.档案管理人员接到“调卷单”,经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,然后将档案交与调卷人员。“调卷单”例按归还日期先后整理,以备催还。
3.在档案室当场借阅者,免填“调卷单”。
4.档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归人档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。
第十一条 闹卷管理
1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间以一周为限,如有特殊情形需延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
2 .调卷人员对于所调档案,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管档人员负责处理。
3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更凋卷登记,不得私自授受。
4 .调阅的档案应与经办业务有关,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。

第四章 集团档案借阅管理制度

第一条 借阅档案(包括文件,资料)必须在档案借阅登记簿登记,秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。
第二条 案卷不许借出,只供在档案室查阅,未归档的文件及资料可借出。
第三条 借阅期限不得超过两星期,到期必须归还,如需再借应办理续借手续。
第四条 借阅档案的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画,剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。否则,按违反《 保密法》 追究当事人责任。
第五条 借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导。
第六条 外单位借阅档案,应持单位介绍信,并经校长批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。
第七条 外单位摘抄卷内档案,应经校长同意,对摘抄的材料要进行审查、签章。
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