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后勤集团关于进一步加强财务报销制度的若干规定
2011-06-21 09:16  后勤集团

一、关于财务报销票据规范问题
1.凡需要报销的单据和票据一律要求在粘贴单上进行粘贴,粘贴好后加封财务报销单,然后在报销单上填写报销事由,经手人签名后,方可进行审批签字,各审批人要签署明确意见,不得含糊其词,特别强调不得在发票上签字,摘要上要填明报销事由。
2.凡需要粘贴的票据事先把票据修剪齐整,然后以顶边和左边界为限依次排开进行粘贴,票据粘贴水平和垂直方向必须齐整,厚薄均匀。票据粘贴单、票据及报销单三者左边界和上边界必须对齐。
3.同类型多张小额票据可合并粘贴,单位相同的票据要连续粘贴在一起,对于粘贴的定额发票要求开票的单位印章必须清晰完整。
4.各单位要严格按照粘贴及报销要求填写报销单,凡不按要求规范粘贴的报销单一律打回重填或不予报销。
5.各单位严格按分类填写报销单据,如差旅费就填差旅费报销单,不得填通用的报销单,借款单、领款单等按规定填写。
二、财务报销及审批程序
集团财务实行“总经理一枝笔”的财务审批制度,各中心由其负责人审核上报。总经理和中心负责人长时间外出时,由其授权的委托人办理审核上报事宜。
为了减少工作环节,提高工作效率,规定各级审批人权限如下:一次开支数额在100元内(含100元)由各中心负责人审批;数额在100元以上500元以下(含500元),由分管副总经理审批;数额在500元以上2000元以下(含2000元)由集团总经理审批;数额在2000元以上的,须由主管院领导审批,最后由财务主管审核。
凡报销办公费、招待费、工作餐、用车费以及支出票据不是正式发票的,无论支报数额大小,均经主管财务总经理审批。
三、关于出差差旅费报销管理办法
1.差旅费开支范围。差旅费开支包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。城市间交通费、住宿费在规定标准内凭据报销;伙食补助费和公杂费实行定额包干。
2.城市间交通费。职工出差乘坐交通工具一般为公共汽车、火车硬席(硬座、硬卧)、轮船三等舱。禁乘飞机(特殊情况除外)。未按规定擅自超出等级乘坐交通工具的,超支部分自理。到省外出差须由部门主管领导提出,经学院主管领导批准后方可出行。
乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上,或连续乘坐超过12小时的,可购卧铺票,凭票报销。符合上述规定而未购买卧铺的,按实际乘坐的硬座票价80%给予补助。乘坐动车组的,限乘二等座。
3.住宿费。到西安市出差,原则上必须当天返回。个别情况确实需要住宿的,须经部门主管领导同意,否则不予报销。住宿费限额标准为:省外150元/人天,省内130元/人天,渭南所属各县80元/人天。未按规定超出标准住宿的,超支部分自理。无住宿发票者一律不报销住宿费。
4.伙食补助费。伙食补助费以城市间交通票据或住宿费票据为凭据,按出差自然(日历)天数实行定额包干,不凭票报销。不分途中和住勤,伙食补助费每人每天的补助标准为:省外50元,省内30元,渭南市辖各县(不含渭南市区、开发区)20元。出差人员当天往返的,按一天计算核报伙食补助费。连续乘坐火车超过10小时(含10小时),可凭车票增加伙食补助费20元;在此基础上连续乘坐时间每满6小时可再增加20元,依次类推。
5.公杂费。公杂费以城市间交通票据或住宿费票据为凭据,按出差自然(日历)天数实行定额包干,不凭票报销。公杂费每人每天的补助标准为:省外30元,省内20元,渭南市辖各县(不含渭南市区、开发区)10元。主要用于出差人员的市内交通、通讯等支出。
6.参加短期培训的差旅费。职工离开渭南市城区参加各类短期培训等15天以内的,按照差旅费规定报销;超过15天的,超出天数每天补助伙食费15元,住宿费凭据报销,不报销公杂费。
7.其他需说明的事项。职工外出开会、出差、学习等应尽量乘坐能直接到达的车次,不能直接到达者,只能在中途主要换乘站改乘,不得绕道而行,不得中途借故停留。对于私自绕道者,扣除出差直线单程交通费,多开支的部分由个人自理。绕道期间不予报销住宿费、公杂费。因游览或非工作需要的参观而开支的费用,均由个人自理。
各中心(办)要加强差旅费的管理,财务人员严格按规定审核报销差旅费。对未按规定程序审批的出差事项和不真实、不合法、记载不完整、不准确的票据以及违反财经纪律和差旅费规定的开支,财务人员有权不予报销。
四、关于集团公务用车的有关规定
集团各中心职工出差一般搭乘汽车、火车等交通工具,不得使用专车。确因工作需要须使用专车,按下列程序申请使用专车:
填写用车申请单,申请单上须写明用车单位、用车事由、行驶路线、用车日期、乘车人数、行驶公里数等,然后经主管领导及总经理审批签字后报集团办公室,由集团办公室安排车队车辆或租用社会车辆,各单位不得私自用车,用车经费纳入中心预算,实行总额包干。因紧急或特殊情况不能履行手续时,事后必须补办手续,否则财务不予报销用车费用。乘用车辆费用可与差旅费分开报销,差旅费报销单须注明车队车辆或租用车辆,租用车辆的报销须开具运输行业专用发票,用车申请单作为附件。出差途中的用餐费用不得报销,按出差单填写报销伙食补助费及公杂费。
在市区内用车一般应乘坐公交车辆或出租车辆,乘车费用纳入中心交通费预算管理,各中心除车队外不报销燃油票及过路过桥费票。
五、关于招待餐及工作加班用餐的有关规定
所有的接待餐统一由集团安排,各中心不得私自接待。接待用餐审批程序如下:各中心如来人需进行接待,必须先填写后勤集团接待用餐审批表(包括接待理由、来宾人数、集团参与人数等),然后由主管副总及总经理审批,经总经理同意后,由集团办公室安排接待并进行登记,中心参与,接待用餐审批表要作为报销附件。对于因时间紧急或特殊情况不能事先履行手续的,事后必须及时补办手续。参与的人员为中心主任、主管副总、总经理等,其它参与人员由主管领导确定。接待用餐标准一般控制为100元/人,不得突破120元/人。特殊情况须突破标准必须经总经理确定。
各中心应严格控制工作餐,可安排可不安排的一律不安排。确因紧急事情须加班并误餐的情况下可安排工作餐,工作餐一律不得安排酒水,标准为25元/人•顿,严禁突破。在报销工作餐时必须注明用餐时间、用餐事由、用餐人数,否则不予报销。
六、关于临时用工费用管理规定
1.各中心必须建立临时用工名册档案,并报送集团办公室,集团办公室在此基础上形成集团临时用工名册,并与集团签订劳动用工合同,各中心临时用工工资标准统一由集团审批。凡属任务承包形式的一律签订劳务合同,其费用与临工工资分开管理并单独核算报销。
2.若各中心临时用工发生变动时必须及时上报集团办公室,进行变更登记。
3.各中心临时用工资统一由集团办理工资卡,并由集团按照工资标准统一发放。各中心应在每个月结束后的3个工作日上报本中心临工工资的变化情况,与办公室核定后由财务室统一发放工资,饮食中心另行单独发放。
4.关于临时工的加班以及其它补助等与工资分开,另行造表发放。
七、日常维修及维修材料采购管理
1.集团成立材料物资采购工作领导小组,各中心采购维修材料必须要在采购工作领导小组参与下进行采购。
2.对于日常维修所需的水、电、暖等五金常用材料,集团进行定点考察并实行采购组集体采购,即由集团采购工作领导小组考察确定几家定点供货单位,名单经考察确定后公布,各中心在采购时必须从指定的供货单位采购。
3.各中心应指定本中心采购人员(两人以上)并在集团材料物资采购工作领导小组成员参与组成采购组,在采购时必须实行集体采购。零星采购(单位采购维修材料物资价值在300元以内的)先从供货单位取货记账,累积到一定数额后统一开票,按规定程序报销转账。零星采购可由各中心采购组到指定的供应单位采购,定点供应单位没有的材料可由中心自主采购,但价值超过1000以上的须有集团采购工作小组人员参与。
4.材料采购报销所须具备的附件。报销时除开具的材料发票外,还必须有经所有参与采购人员签名的采购清单、入库单等作为附件办理报销手续,单次采购汇总报销支付价款的还应附有采购人员签名记账的记账单。
5.各中心应分口采购材料,分类验收入库,凭票领用出库。各中心不得故意将材料采购化整为零,以规避集团对材料物资采购的监督,否则一经发现,将严肃追究有关责任人的责任,并不予报销。有材料库房的中心,要按月搞好盘库结算。
八、关于小型专项维修工程的管理
小型专项维修工程包括集团经费内的维修项目及不在学院下拨后勤经费之内的专项维修项目。
1.小型维修工程范围
集团小型维修工程指工程投资额度较小的建设项目、临时性维修项目、日常维修一次性金额较大的项目(单个价值较小但合计价值在3000元以上项目)、另星改造修补工程以及个别特殊项目。
2.小型维修工程划分标准及相应的管理机构
①凡集团各项小型维修及建设工程预算价格在20000元以上的项目必须在学院小型维修工程领导小组参与下进行工程的招议标及施工、验收、送审等工作。凡是申请设立学院专项的维修工程项目不论价值大小都必须要经学院监审处进行审计,由集团筹资建设和维修的项目价格在20000元以上的项目要经学院监审处进行审计认证。
②凡集团各项小型维修及建设工程预算价格在20000元以下3000元以上的项目必须在集团小型维修工程领导小组参与下进行工程的谈判议标及验收等工作。
③对于预算不超过20000元的项目,工程价格须由后勤集团小型维修工程领导小组与中心或施工人议价确定。对于超过20000元的项目必须由学院小型维修工程领导小组以议标或招标形式确定价格,超过50000元的项目必须由学院小型维修工程领导小组进行招标确定价格,并签订合同后实施。
3.小型维修工程实施程序
①属于集团经费内的或由集团自行负担的维修项目
单项维修工程预算在2000元以上的项目,必须先由各中心提出书面报告,报告上应附有工程核量以及经费预算,经集团审批同意签字后方可实施,工程核量单上须有二人以上的核量人签名。
②学院交给的经费以外的专项维修项目
对经费以外的专项维修项目,在确定项目后,实施中心除按照上述程序外,还要填写学院专项工程审批表,并按照规定程序签完审批手续(集团总经理、主管院长、院长、计财处长)报集团办公室备案。对于比较重大的合同或比较特殊的合同文件必须由学院法律顾问审阅,工程完成后须由小型维修工程领导小组进行验收,验收合格后及时对工程材料进行整理装订并报送学院审计处进行项目审计,审计结果出来后将工程定案表送交集团办公室,由集团财务与学院结算工程价款。同时将专项工程送审材料进行归档,由集团财务(办公室)进行统一管理。
4.小型维修工程报销管理
报销时除开具的发票外,还必须具备的附件:维修工程审批报告(含预算)、工作量统计单、统计单上必须要有统计人的签名(须两人以上)、工程验收单、工程议价确定时的会议或情况记录(要有参与人签名)。然后按规定程序请各负责人(主任、副总、总经理、主管院长)签署意见报销。对于不按规定程序及手续不全的一律不予报销。零星维修由各中心负责完成。
九、关于各中心固定资产的管理
各中心必须建立健全“两本账”:即固定资产登记账;物资材料及低值易耗品出入库账。
1.对于没有建立固定资产登记账的,各中心从集团财务室核查建立,并对本中心固定资产进行核对,对于已经不能使用或已不在的要在备注栏内说明,并查明原因,定期与财务室进行核对。各中心主任为本中心固定资产管理第一责任人,做到对本中心固定资产管理心中有数,建立固定资产管理责任制,将固定资产管理责任落实到人,同时在人员变动时要做好资产管理的交接工作。
2.各中心要建立物资材料出入库账。对于采购的物资材料入、出库及时进行登记,登记本上要有收料人、保管人、领料人的签名。进货人、保管人、中心主任或班组长必须在材料入库、出库单据上签名。

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